Hoe krijg je een organisatie in beweging?

Wij hebben in de afgelopen jaren veel management teams geholpen om met succes hun organisatie te mobiliseren en fundamentele veranderingen door te voeren. En dat is niet ingewikkeld. Het is een kwestie van persoonlijk betrokken zijn en de juiste dingen doen.

Hoe ziet het succes van een organisatie er uit? Vanuit een toppositie ziet dat er meestal uit als een getal: Winst, omzet, marge, marktaandeel.

Voor de meeste medewerkers ligt dat anders. Voor hen betekent succes: iets bereiken waar zijzelf trots op zijn. Waar ze graag hun klanten, vrienden en familie over vertellen. Succes is beter zijn dan de concurrentie, echt iets betekenen voor klanten, een fantastische reputatie opbouwen. Dat zijn zaken waar medewerkers warm voor lopen en waar een inspirerende visie over moet gaan.

Zo’n visie moet ook duidelijk maken hoe de organisatie haar ambities gaat realiseren. Vaak is er wel een heldere strategische agenda maar wat betekent die voor medewerkers? Wat moet er veranderen, hoe doen we dat? En wat betekent dat voor de prioriteiten in mijn dagelijks werk? Medewerkers vragen hierbij niet om feiten en bewijzen, ze vragen om leiders die overtuigd zijn van de juiste weg naar succes.

Teamleden in een bestuur of managementteam vertegenwoordigen verschillende belangen. Besluitvorming is dus altijd een politiek proces. Zolang discussies binnenskamers worden gevoerd is dat geen probleem. Er ontstaat wel een probleem wanneer in de organisatie zichtbaar wordt dat het hoogste management niet op één lijn zit over belangrijke zaken. Dan verliest zijn visie direct aan geloofwaardigheid en voelen allerlei partijen zich vrij om hun eigen prioriteiten te blijven stellen.

Om fundamentele zaken te veranderen in een organisatie is alignment in de top een absolute voorwaarde.  Essentiële verschillen van inzicht kun je niet negeren maar moeten worden opgelost. Dat geldt bij het ontwikkelen van visie en strategie en ook gedurende het hele implementatieproces. Alleen een eensgezind team met een consequente boodschap brengt mensen in beweging.

Fundamentele veranderingen kun je als hoogste management niet zelfstandig implementeren. Het is belangrijk dat managers op sleutelposities zich volledig comitteren aan de visie. En actief leidinggeven aan het realiseren van de noodzakelijke veranderingen.

Vaak hebben deze senior managers een tamelijk zelfstandige positie en veel ruimte om hun eigen prioriteiten te stellen. Sterker nog: daar worden ze voor betaald. Daarom is het belangrijk om tijd en energie te steken in het samenbrengen van deze sleutelfiguren, en er een team van te smeden dat zich inzet voor de gemeenschappelijke prioriteiten. Niet als eenmalige actie maar continu, zodat zij op één lijn blijven en altijd met één mond spreken naar hun teams.

Veel bestuurders en managers hebben van nature de neiging om vooral de rust te willen bewaren in hun organisatie. Om eerder de prestaties en successen te benadrukken dan de fouten en mislukkingen. Om altijd een positieve draai te geven aan de situatie en moeilijkheden af te zwakken.

Toch is het soms nodig om de organisatie wakker te schudden. Om stevige druk op te bouwen en mensen uit hun comfort zone te halen. Want de eerste beweging in een in een veranderproces komt bijna nooit voort uit een inspirerende ambitie, maar uit het besef dat de organisatie niet door kan op de huidige weg.

Naast krachtig leiderschap is goede communicatie essentieel om medewerkers te mobiliseren. Communicatie via leidinggevenden zorgt ervoor dat iedereen de visie en prioriteiten begrijpt en de relevantie ziet voor het dagelijks werk. Interne media zorgen ervoor dat er een gemeenschappelijke perceptie ontstaat van wat de visie concreet betekent en van het veranderproces dat hiervoor nodig is.

Veel communicatie in organisaties gaat verloren in de overload aan informatie en boodschappen waar medewerkers dagelijks mee geconfronteerd worden. Daarom is het belangrijk om ook in communicatie focus aan te brengen. De visie en gemeenschappelijke prioriteiten zijn geen onderwerpen die af en toe langs komen in de communicatie, maar vormen elke dag het centrale kader voor alle andere communicatie. Daarnaast is het essentieel om de communicatie van verschillende bedrijfsonderdelen en projecten goed te coördineren. En te zorgen voor effectieve kanalen waarmee medewerkers daadwerkelijk bereikt en geraakt worden.